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엑셀을 잘하고 싶은데… 어떻게 해야 하지?
처음 보는 기능이 너무 많아서 어려워…
보고서를 잘 작성했는지 확신이 없어…
안녕하세요.
맞춤형 엑셀 제작 회사 다큐맨토 입니다.
론칭 3개월 만에 100건 이상의 작업을 진행하였습니다.
현재 4.9점의 평점과 100%의 만족도를 유지하고 있습니다.
작업을 진행하며 100개 이상의 엑셀 파일을 보았습니다.
완벽하게 정리가 되어있어 함수만 추가해도 되는 파일이 있는가 하면,
데이터 정리가 잘못되어 처음부터 시작해야 되는 파일도 있었습니다.
이 글은 엑셀을 처음 다루는 신입 사원분들이나 개인 사업을 하시면서
엑셀을 사용하시다 어려움을 겪는 사장님들을 위해 작성하였습니다.
엑셀 작업시간을 30분 이상 단축시킬 수 있는 3가지 방법을 알려드리겠습니다.
1. 자동 저장을 설정하자
엑셀 파일을 아무리 잘 만들어도 저장을 하지 않으면 소용이 없습니다.
몇 번 파일이 삭제된 경험이 있는 사람들은 저장하기를 습관적으로 누릅니다.
하지만 처음 엑셀을 사용하다 보면 저장하기를 매번 생각해 누르기 어렵습니다.
데이터가 많아지만 파일에 오류가 생겨 자동으로 닫히는 경우가 있습니다.
이때 마지막으로 저장하기를 누른 시점까지만 저장이 됩니다.
이를 해결하기 위해 엑셀에는 ‘자동 저장’이 있습니다.
저장하기를 누르지 않아도 자동으로 저장을 해주는 기능입니다.
이를 설정하면 저장을 신경 쓰지 않고 엑셀 작업을 할 수 있습니다.
사용 방법으로 [파일] ➔ [옵션] ➔ [저장] ➔ [자동 복구 정보 저장 간격]을 체크해 줍니다.
기본값인 10분으로 설정되어 있다면 5분으로 변경해 주세요.
나중에 컴퓨터가 오류가 생겨 엑셀 파일이 닫히더라도 5분 전 파일을 불러올 수 있습니다.
최소 1분까지 저장 간격을 설정할 수 있습니다.
하지만 너무 짧게 설정한다면 오히려 엑셀 작업을 할 때 더 많은 시간이 걸릴 수 있습니다.
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2. 데이터는 세로로 작성하자
엑셀의 함수와 기능은 세로방향을 기준으로 사용됩니다.
이로 인해 세로로 데이터를 작성하면 추출 편리합니다.
처음 엑셀을 사용하면 익숙하지 않아 가로, 세로로 가독성이 좋게 작성합니다.
처음에는 많은 기능을 사용하지 않아 괜찮을 수 있습니다.
하지만 데이터의 양이 많아지면 다시 세로로 작성해야 하는 경우가 생깁니다.
원본 데이터는 가독성이 좋을 필요가 없습니다.
다른 시트에서 가독성이 좋게 편집을 해 보고하는 것이 더 좋습니다.
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3. 상태 표시줄을 활용하자
아무것도 없는 엑셀에 데이터를 입력해야 합니다.
데이터를 입력하는 방법으로는 수기와 복사 붙여넣기가 있습니다.
직접 데이터를 넣게 되면 오류가 있는지 없는지 걱정이 듭니다.
이때 엑셀 오른쪽 밑에 있는 상태 표시줄을 활용할 수 있습니다.
선택한 데이터의 평균, 개수 합계를 상태 표시줄에서 볼 수 있습니다.
이를 활용해 데이터를 입력할 때 오류를 예방할 수 있습니다.
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지금까지 엑셀을 효과적으로 사용하는 3가지 방법에 대해서 알아보았습니다.
자동 저장을 설정해 작성한 데이터를 보호하세요.
원본 데이터는 세로로 작성하고, 엑셀의 다양한 기능을 통해서 가로 세로로 원하는 데이터를 추출해 오는 것이 좋습니다.
데이터를 작성하고 상태 표시줄을 활용해 빠르게 데이터의 정확성을 확인하세요.
닷큐맨토는 작업을 할 때 의뢰인 분들이 사후에 어떻게 사용하면 편리할지 끊임없이 고민합니다.
한 번의 의뢰로도 엑셀을 180도 변화시켜드리겠습니다.
꼭 저희에게 의뢰하지 않으셔도 됩니다.
하지만 위 글에 적은 내용은 꼭 유념하시고 엑셀을 사용하셨으면 좋겠습니다.
이만 글을 마치겠습니다.
감사합니다.